სიტუაცია 1.
- ვაკანსიის გამოცხადებამდე ჯერ სამუშაო აღწერილობა ხომ არ შევიმუშავოთ ?
- იყოს, მირჩევნია შევარჩევ ვინმეს და მასთან ერთად შევიმუშავებ.
სიტუაცია 2.
- შეგიძლია ჩემი სამუშაო აღწერილობა გადმომიგზავნო ? ადრე მახსოვს, რომ გადმომიგზავნე, ვერ წავიკითხე, არ მივაქციე ყურადღება.. ახლა მჭირდება და ვერ ვნახულობ სად მაქვს.
... დამოკიდებულება სამუშაო აღწერილობისადმი, რომელსაც ხშირად ვაწყდებით, როგორც დამსაქმებლის, ასევე დასაქმებულის მხრიდან, სავალალოა და ხშირად ორ მხარეს შორის წარმოქმნილ კონფლიქტამდე მივყავართ.
რა ფუნქციას ასრულებს სამუშაო აღწერილობა და რა მიზანს ემსახურება მისი არსებობა?
სამუშაო აღწერილობას აქვს ორი ძირითადი ფორმალური და არაფორმალური მიზანი:
სამუშაო აღწერილობის ფორმალური მიზანია იყოს ნაწილი შრომის ხელშეკრულების და სასამართლო დავის წარმოების შემთხვევაში, რომელიც შრომის კოდექსის შესაბამის მუხლებს ეხება გამოყენებულ იქნას, როგორც მარეგულირებელ დოკუმენტად.
უფრო მნიშვნელოვანია მისი არაფორმალური მიზანი, რომელიც გულისხმობს სწორი მოლოდინების გაცვლას დამსაქმებელსა და დასაქმებულს შორის.
ხშირად ხდება, რომ მხოლოდ ვერბალური კომუნიკაცია არ არის საკმარისი სწორი მოლოდინების ჩამოსაყალიბებლად.
რაც არ უნდა ერთი ჭკუის და აღქმის იყოს დამსაქმებელი და დასაქმებული, მხოლოდ ვერბალური კომუნიკაციის შემთხვევაში, არსებობს რისკი, რომ მოლოდინები სხვადასხვაგვარი გაუჩნდეთ ერთმანეთის მიმართ.
სწორედ სამუშაო აღწერილობაა ის დოკუმენტი, რომელიც უზრუნველყოფს მოლოდინების დეტალურად და ამომწურავად გაცვლას მხარეებს შორის.
როგორი უნდა იყოს სამუშაო აღწერილობა ?
მისი მიზნიდან გამომდინარე სამუშაო აღწერილობას მოეთხოვება იყოს რაც შეიძლება დეტალური, ნათელი განმარტებებით და მოიცავდეს ყველა იმ საკითხს, რომელიც დამსაქმებელსა და დასაქმებულის ურთიერთობას ეხება.
გთავაზობთ ყველა იმ პუნქტს, რომელსაც უნდა მოიცავდეს კარგი სამუშაო აღწერილობა:
1. სამუშაოს იდენტიფიცირება - გულისხმობს თანამდებობისთვის დამახასიათებელ ზოგად ატრიბუტებს, მაგ. როგორიცაა: თანამდებობის დასახელება, სამუშაო დრო, სამუშაო ადგილი, ხელმძღვანელის და დაქვემდებარებულ(ებ)ის პოზიცია (ები), რანგი (თუ ესეთი არსებობს), მოვალების შემსრულებელი მისი არ ყოფნის შემთხევაში და ა.შ.
რატომ არის ეს ველი აუცილებელი? იმიტომ, რომ ნათლად ჩანს პოზიციის ადგილი და როლი მთლიანი კომპანიის სტრუქტურაში;
2. სამუშაოს მოკლე აღწერა - პოზიციის ერთგვარი განმარტება, რომელიც მხოლოდ ერთი ან მაქსიმუმ ორი დაკავშირებული წინადადებისგან შედგება. ეს წინადადება, კითხვას, თუ რას აკეთებს ეს პოზიცია კომპანიაში, მარტივად და ამომწურავად უნდა სცემდეს პასუხს.
3. ფუნქციები და პასუხისმგებლობები - შეიძლება ითქვას, რომ ყველაზე მნიშვნელოვანი და ამავე დროს ვრცელი ნაწილია სამუშაო აღწერილობის. აქ დეტალურად უნდა დაიწეროს ყველა ის ფუნქცია, რომლის შესრულებასაც პოზიცია უზრუნველყოფს. არ აქვს მნიშნველობა ეს ყოველდღიური რუტინა არის, თუ წელიწადში ერთხელ შესასრულებელი ამოცანა;
4. უფლებამოსილებები - გულისხმობს ყველა იმ უფლებამოსილებების ჩამონათვალს, რომელიც გააჩნია პოზიციას, ეს შესაძლოა იყოს როგორც თანამშრომლებისთვის მოთხოვნილი ინფორმაცია, ასევე წარმოამდგენლობა მესამე პირებთან კომპანიის სახელით;
კონფლიქტების გარკვეული ნაწილი სწორედ უფლებამოსილებების არასწორად აღქმას უკავშირდება. ხშირია, როცა თანამშრომელი ბევრად ზედმეტ ან პირიქით ბევრად მცირე უფლებამოსილებებს ანიჭებს მის პოზიციას;
5. სამუშაო პირობები - ამ ველში იწერება ის განსაკუთრებული პირობები, რომელიც დამახასიათებელია პოზიციისთვის, ეს შესაძლოა იყოს ტემპერატურა, განათება, დამჯდარი თუ მოძრავი პოზა, აღჭურვილობა, და ა.შ.
6. ანგარიშგება - პასუხობს ორ კითხვაზე:
· რომელი პოზიცია (ები) არის ანგარიშვალდებული მის წინაშე და რით;
· რომელი პოზიციის (ების) წინაშე არის ანგარიშვალდებული და რით;
7. შესრულების შეფასება - ერთ-ერთ HR კონფერენციაზე ყოფნის დროს გამომსვლელი დაჟინებით ამტკიცებდა, რომ არსებობს ისეთი პოზიციების რომლის შესრულებასაც ვერ შეაფასებს და ამას სხვა მონაწილეებიც მხარს უბამდნენ;
ჩემი მარტივი რჩევა იქნება, რომ საერთოდ გააუქმოთ ის პოზიცია, რომლის შესრულებასაც ვერ აფასებთ. გარწმუნებთ თქვენს შედეგებში არაფერი შეიცვლება და სამაგიეროდ ხარჯი შეგიმცირდებათ ან შესაძლოა კომპანიის ეფექტიანობა უფრო გაიზარდოს კიდეც;
8. ძირითადი სახელძღვანელო დოკუმენტაცია - ამ ველში უნდა ჩამოთვალოთ ყველა ის დოკუმენტი, რომლითაც ხელძღვანელობს პოზიცია საქმიანობისას.
გადაწყვეტილების მიღების უნარი, ერთ-ერთი ყველაზრე დეფიციტური უნარია თანამშრომლებში. სახელმძღვანელო დოკუმენტაცია ეხმარება მათ სწორი გადაწყვეტილებების მიღებაში.
9. პოზიციისადმი წაყენებული მოთხოვნები - ფუნქცია პასუხისმგებლობის მსგავსად, ერთ-ერთი ყველაზე მნიშვნელოვანი და ვრცელი ნაწილია სამუშაო აღწერილობის. მოთხოვნები თავის მხრივ იყოფა ხუთ ნაწილად: განათლება, გამოცდილება, ცოდნა, უნარ-ჩვევა, პიროვნული თვისებები (დამოკიდებულებები).
· განათლება - ფორმალური განათლება, რომელიც სასურველია ან აუცილებელია ადამიანისთვის, რომელსაც უკავია ეს თანამდებობა;
· გამოცდილება - იმავე ან სხვა მიმართულებით მუშაობის გამოცდილება;
· ცოდნა - კონკრეტული ცოდნების ჩამონათვალი, რომელიც სასურველია ან აუცილებელია გააჩნდეს ამა თუ იმ პოზიციაზე მყოფ თანამშრომელს;
· უნარ-ჩვევა - კონკრეტული უნარების ჩამონათვალი, რომელიც სასურველია ან აუცილებელია გააჩნდეს ამ პოზიციაზე მყოფ თანამშრომელს;
· პიროვნული თვისებები (დამოკიდებულებები) - ეს ძალიან მნიშვნელოვანი და სწორად გასაწერი მოთხოვნაა, რომელიც უნდა წარმოადგენდეს კომპანიის ღირებულებების და პოზიციისთვის დამახასაითებელ თვისებების სინთეზს.
აუცილებელია, რომ სამუშაო აღწერილობა მომზადებულ იქნას კომპეტენტური პროფესიონალის მიერ, როგორც წესი სამუშაო არწერილობების შექმნის პროექტს ფასილიტაციას უწევს თანამშრომელი HR ან OD განყოფილებიდან.
ასევე მიზანშეწონილია პროექტის აუთსორსზე გატანა და პროფესიონალი კონსულტანტის მიერ შესრულება..
სად იპოვოთ შესაბამისი პროფესიონალი თანამშრომელი ან კონსულტანტი ? მკითხეთ დაგეხმარებით .. ჯობ გეარის ბაზაში მოიძებნება პროფესიონალი, რომელსაც მსგავსი პროექტის განხორციელება შეუძლია..